Borrador pendiente de revisión legal.

Condiciones del servicio y contrato de encargado del tratamiento

Objeto

El encargado ([nombre], NIF [NIF]) trata por cuenta del responsable (el negocio) los datos necesarios para recordar y confirmar las citas de sus clientes por WhatsApp.

Datos y finalidad

Fecha y hora de la cita, móvil del cliente y respuesta (confirma o cancela). Solo para enviar el recordatorio (y, con la página de citas, la confirmación de la cita pedida) y reflejar la respuesta en el calendario del negocio. El encargado no guarda ni registra el motivo de la cita.

Excepción, si el negocio usa la página de citas: el cliente escribe además su nombre y elige un servicio. El encargado los escribe en el título de la cita, en el Google Calendar del negocio, y no los guarda. Para evitar abusos, cuenta las peticiones por móvil y por negocio.

Obligaciones del encargado

• Tratar los datos solo siguiendo las instrucciones documentadas del responsable.
• Confidencialidad de las personas autorizadas a tratarlos.
• Medidas de seguridad: cifrado de credenciales, acceso por negocio, registros sin datos personales.
• Avisar al responsable de cualquier violación de seguridad sin dilación indebida.
• Ayudar al responsable a atender los derechos de los interesados.
• Borrar los datos al terminar el servicio (el móvil, a los 7 días de cada cita o, si el cliente entró en la lista de espera, al terminar esta, como mucho un mes después; el resto, a los 90).

Subencargados

Supabase (Frankfurt, UE), Vercel (Frankfurt, UE) y Meta Platforms Ireland (WhatsApp Business Platform), cuando el recordatorio sale del número de Repiten. Si el negocio conecta su propio número, WhatsApp (Meta) es un servicio contratado por él con sus propias condiciones, igual que Google Calendar. Se avisará con antelación de cualquier cambio de subencargado.

Para dar el servicio al propio negocio (no a sus clientes), Repiten usa además Resend, para mandarle correos (el acceso al panel y los avisos de fin de prueba), y Stripe, para cobrarle el plan. Ninguno de los dos recibe los datos de los clientes del negocio (móviles, citas o respuestas).

Obligaciones del responsable

Informar a sus clientes de que recibirán el recordatorio por WhatsApp, recoger su aceptación cuando proceda y ofrecer otra vía (llamada o correo) a quien no la dé. Si usa la página de citas, informar también de que el nombre del cliente y el servicio quedan escritos en su Google Calendar. Al aceptar estas condiciones, el negocio autoriza a Repiten a enviar los recordatorios en su nombre desde el número de Repiten, y a dar en ellos el teléfono de contacto que indique.

Límites del servicio

El servicio no cobra a los clientes del negocio: solo cobra al negocio su plan. Solo cambia una cita de hora cuando el cliente, tras cancelarla, elige uno de los huecos libres que se le ofrecen dentro del horario que indica el negocio (el negocio puede desactivarlo), o cuando un cliente que pidió entrar en la lista de espera acepta un hueco que ha quedado libre; la lista dura 7 días, 15 días o un mes, según elija el negocio, y quien no contesta a tres ofertas seguidas sale de ella. A los mensajes que escriba el cliente no contesta con texto propio: sin leerlos ni guardarlos, responde con un mensaje fijo y, si el negocio tiene abierta su página de citas, con un botón «Pedir cita» que abre su página. La página de citas es la página del negocio donde quien aún no tiene cita elige un servicio y una hora libre dentro del horario que indica el negocio, y escribe su nombre y su móvil. El servicio apunta la cita en el calendario del negocio, sin confirmar, y se la manda al cliente por WhatsApp para que la confirme; si el cliente pulsa «No» o no la confirma en 30 minutos, la borra. El negocio decide sus servicios, su horario y con cuánta antelación se puede pedir. Los enlaces antiguos de los negocios llevaban un código en el mensaje, y es lo único que se lee de un mensaje. Depende de WhatsApp (Meta) y de Google, que pueden cambiar sus condiciones.

Planes, pago y cancelación

El negocio prueba el servicio gratis durante la prueba y después puede contratar un plan de pago, mensual o anual, desde «Mi cuenta». Paga con tarjeta en la página de Stripe: los datos de la tarjeta los guarda Stripe y no pasan por Repiten. Los precios son los de la página de precios. Si el negocio deja su tarjeta durante la prueba, el primer cobro es el día que acaba la prueba. [Pendiente de la gestoría: cómo se emiten las facturas.]

• Subir de plan se aplica al momento y se cobra la diferencia por lo que queda del periodo. Pasar de pago mensual a anual también se aplica al momento y se cobra el año entero, descontando lo que no se ha usado de lo ya pagado. Si el banco no acepta el cobro, el plan no cambia.
• Bajar de plan, o pasar de pago anual a mensual, se aplica con la siguiente renovación. Hasta entonces el negocio sigue con lo que ha pagado, y puede deshacer el cambio antes de esa fecha.
• El negocio puede cancelar su plan cuando quiera desde «Mi cuenta». El plan sigue funcionando hasta el final de lo pagado y después se para. No se devuelve lo ya pagado. Antes de esa fecha puede deshacer la cancelación, y su cuenta no se borra: puede volver a contratar un plan más adelante.
• Si un pago falla, Stripe lo reintenta y, mientras tanto, el servicio sigue funcionando. Si Stripe no consigue cobrarlo, el plan se para y se avisa al negocio.
• Si un mes el negocio se pasa de las citas de su plan, el servicio no se corta: se le avisa.